O objetivo da Convenção é tornar mais ágil e menos burocrático o processo de tramitação internacional de documentos, de modo a obterem valor probatório formal nos outros países signatários. Com efeito, dispensa a ida do interessado a diversos órgãos ou repartições públicas, já que é realizada através de um único ato.
A certificação, consistente numa formalidade de legalização, é que se chama “apostila”, do francês apostille. O portador do documento deve dirigir-se a um cartório habilitado para o procedimento, cujo trâmite é similar a uma autenticação de cópia ou reconhecimento de firma: certifica que a assinatura, selo ou carimbo exibido no documento foi emitido por um funcionário público no exercício de suas funções, sem entretanto atestar sobre a veracidade do seu conteúdo. Na prática, a apostila é a formalidade pela qual se atesta a autenticidade do documento.
O processo envolve uma parte física, espécie de selo (apostila) e outra digital, que é o registo em uma plataforma ou sistema utilizado pelos países signatários da Convenção para consultar as apostilas emitidas. A consulta é feita por meio de um código inserido no apostilamento, o qual também permite visualizar o documento original apostilado.
Podem ser apostilados documentos públicos ou particulares que tenham sido previamente reconhecidos por notário ou autoridade pública competente, nomeadamente, diplomas, certidões de nascimento, casamento, divórcio ou óbito, documentos emitidos por tribunais, ministérios, conservatórias de registos e cartórios notariais, dentre outros.
É possível apostilar cópias autenticadas, não sendo necessário que o documento seja original. A apostila não tem um prazo de validade e também não tem o efeito de prolongar o prazo de validade dos documentos apostilados.
Outra questão importante tem a ver com a necessidade de tradução dos documentos. Esta só é necessária caso exija o país onde o documento será apresentado, sendo recomendado que a tradução e o documento original sejam apostilados juntos. Aconselha-se uma consulta à representação do país de destino, de modo a informar-se sobre a exigência de tradução juramentada ou produzida por profissional local, como, aliás, é obrigatório no Brasil.
Saliente-se que a apostila só tem valor legal entre os países signatários da Convenção, não excluindo a exigência de legalização diplomática se o país onde se pretenda utilizar o documento não fizer parte da Convenção.
No Brasil, desde 14 de agosto de 2016 a Convenção da Apostila encontra-se em vigor, tendo sido internalizada no ordenamento jurídico através do Decreto n.º 148/2015, promulgado pelo Decreto n.º 8660/2016, e regulamentada no âmbito do Poder Judiciário pela Resolução do CNJ n.º 228/2016. A partir de então, a emissão de apostilas passou a ser obrigatória em todas as capitais do país, sendo recomendada no interior de cada Estado. No portal do Conselho Nacional de Justiça, responsável pela implementação da Convenção da Apostila da Haia, encontra-se informação sobre os cartórios que oferecem o serviço.
Portugal também é signatário da Convenção e a aposição da apostila compete à Procuradoria-Geral da República. Os documentos escritos em língua estrangeira necessitam de tradução.
Desde modo, para que os documentos brasileiros tenham validade jurídica em Portugal, e vice-versa, sendo estes dois países signatários da Convenção da Apostila da Haia, é preciso que o seu portador apresente-o para apostilamento junto a um cartório ou repartição oficial de registo habilitado, dispensando-se a exigência de autenticação por autoridade diplomática ou consular.